消防認證企業(yè)編制體系文件應注意什么?體系文件在編寫過程中需要注意的問題有以下三個:
注意事項一、體系文件的先進性和經(jīng)濟性
認證規(guī)則提出的要求是對生產(chǎn)企業(yè)的通用要求。有的基礎薄弱的企業(yè),在按照認證規(guī)則的要求編寫體系文件時,擔心今后難以施行。為促進質量管理的科學性、先進性。生產(chǎn)企業(yè)應堅持認證規(guī)則的要求,嚴格對各項質量活動的控制。同時,考慮到管理成本,體系的實際運作既要符合要求,又要合理、實用、可操作,盡可能降低運行成本。
注意事項二、體系文件的系統(tǒng)性和一致性
體系文件呈金字塔型結構,所有的文件都共存于一個系統(tǒng),文件之間相互關聯(lián)、相互引用。質量手冊是綱領性文件,其他文件都不能有與他不符或矛盾的地方,而只能是它的細化、展開或具體化。在文本的表現(xiàn)形式上,應采用統(tǒng)一的格式,按照同一規(guī)則編號。為了做到體系文件的系統(tǒng)性和一致性,需要主編和所有參與編寫人員的充分溝通和協(xié)作。
注意事項三、體系文件的符合性和權威性
質量手冊、程序文件的內(nèi)容應符合認證規(guī)則的要求,不能隨意裁減質量要求。作業(yè)指導書要有可靠的技術依據(jù),符合相關規(guī)范性文件的要求。體系文件應履行起草、審核、批準手續(xù)、由責任部門編號、印刷、發(fā)布,明確文件解釋人,確立并維護其在生產(chǎn)企業(yè)內(nèi)部的“法規(guī)”地位,而不僅僅是在文件中包含批準人的姓名這一形式。
質量手冊和程序文件,先編哪個比較好?
質量管理體系文件化是質量管理體系有效運行的基礎,體系文件化不是單純的文字工作,而是伴隨著體系的策劃、建立、記錄著體系從建立、試運行到不斷完善的發(fā)展歷程。先編手冊后編程序文件和先編程序文件后編手冊各有利弊。如果先寫手冊,對要素(過程的原則性描述難以體現(xiàn)生產(chǎn)企業(yè)質量管理的特色。如果先寫程序文件,沒有手冊作指導,不確定因素多,編寫效率受到影響。為此,很多生產(chǎn)企業(yè)采取了“齊頭并進”的辦法。成立體系文件編寫小組,由質量主管負責,學習認證規(guī)則和質量管理知識以及先進生產(chǎn)企業(yè)的管理經(jīng)驗,深入理解和掌握認證規(guī)則。在初步確定組織機構、部門職能和人員職責以后,根據(jù)認證規(guī)則和實際工作的需要,討論確定需編寫的程序文件目錄,由質量主管執(zhí)筆編寫質量手冊,由參與過程和活動的人員分頭編寫程序文件。
由參與過程和活動的人員來編寫程序文件的好處在于:由于起草人對該項工作比較熟悉,了解國家相關法規(guī)的規(guī)定、生產(chǎn)企業(yè)現(xiàn)行管理程序形成的歷史原因、目前工作狀況和日常工作中相關部門的反映,寫出來的程序更容易貼近實際,同時也有利于使員工產(chǎn)生參與感和責任感。
質量手冊和程序文件是否體現(xiàn)編寫者個人的意愿?
質量手冊和程序文件是一種對生產(chǎn)企業(yè)內(nèi)部具有法規(guī)性質的應用文件。它是在全面滿足認證規(guī)則的基礎上,管理層就生產(chǎn)企業(yè)質量管理體系達成的共識。因此,高層管理者對質量工作的認識和質量管理體系的科學構建,是體系文件編寫工作的基礎和前提。這就要求質量手冊和程序文件不能攙雜編寫者個人的意愿,滿足認證規(guī)則并真實體現(xiàn)管理層的要求。
雖然,質量手冊和程序文件的編寫不同于專業(yè)技術論文。它要求起草人員不僅對認證規(guī)則有較為全面、準確和深刻的理解,對生產(chǎn)企業(yè)的現(xiàn)狀有正確、真實的認識,對生產(chǎn)企業(yè)高層管理者的意圖能充分領會,而且還要有駕馭文字的能力,掌握文件編寫技巧。只有具備了以上要求,起草人員才能編寫出一份好的體系文件。
什么情況下需要更改手冊和程序文件?
盡管保持生產(chǎn)企業(yè)質量管理體系的基本穩(wěn)定是其持續(xù)、有效運行的基礎,但是隨著內(nèi)外環(huán)境的變化,各質量要素以及體系標準對要素的要求會發(fā)生變化,質量體系文件的更改(換版或修訂)也就不可避免。
質量手冊作為生產(chǎn)企業(yè)質量管理方面綱領性的文件,更改不應過于頻繁。如果不考慮個別文字的修改和斟誤的話,文件有必要進行實質性修訂的情況并不多,一般情況下,引起質量手冊換版或修訂的原因有:
· 《質量手冊》所依據(jù)的標準、法規(guī)、規(guī)范發(fā)生變化;
· 生產(chǎn)企業(yè)組織結構和管理結構發(fā)生變化;
· 由于外部環(huán)境的變化,對質量要素(過程)的要求隨之發(fā)生了變化。
與質量手冊相比,程序文件更改較為頻繁,除了手冊更改,程序文件也要做相應更改以外,任何為提高工作質量或工作效率而對原有操作程序進行更改、更新的,包括新增工作內(nèi)容、改變工作要求、更改工作流程等都有可能導致程序文件的更改。
質量手冊和程序文件的編制格式有何不同?
GB/T19023-2003 《質量管理體系文件指南》4.4.1條指出:“本標準允許各類組織在將其質量管理體系形成文件時,在文件的結構、格式、內(nèi)容或表述的方法方面的靈活性?!薄霸?.5.1條指出:”程序文件(硬拷貝或電子媒體)的結構和格式應當由組織通過文字內(nèi)容、流程圖、表格以及上述形成的組合,或組織所需要的任何其他適宜的方式做出規(guī)定?!?/div>
手冊對質量要素(過程)進行原則性描述,可包括或引用支持性程序。根據(jù)GB/T19023的要求,程序文件應包括標題、目的、范圍、職責和權限、活動的描述、記錄、附錄幾方面的內(nèi)容。
質量手冊一般不對每個要素(過程)的目的、適用范圍和職責進行敘述。一個要素(過程)的控制可能涉及多項工作,每項工作程序都有自己的目的、適用范圍、涉及到的相關部門或人員的職責。而程序是圍繞一項工作而展開的,需要對某些問題做出具體的解釋或說明并提出質量標準要求,因此每個程序都需要對目的、范圍、職責進行描述,但對某一個質量要素(過程)而言,描述其目的、適用范圍、職責是不恰當?shù)摹?/div>
質量手冊是適用于生產(chǎn)企業(yè)內(nèi)部的一部”法規(guī)性“文件,從篇章結構上看完全是一部完整的書,有前言、概述、引用文件、術語和定義、主體、索引、有的手冊最后還是后記,分章節(jié)、有附錄。而程序文件之間是靠相互引用來發(fā)生聯(lián)系的,每個程序文件相對獨立,內(nèi)容單一,只針對生產(chǎn)企業(yè)的某一項工作。如果把所有程序文件編在一起,我們稱之為程序文件匯編。
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